Hot Desking - що це?

Hot Desking - це відносно нова для України форма організації офісу. Вона передбачає спільне використання робочих столів. За такого формату за співробітником не закріплюється окремий стіл, він просто займає будь-яке вільне місце, дотримуючись черги.

Основна причина застосування Hot Desking - економія бюджету компанії за рахунок оренди офісного приміщення меншого розміру. Втілити в життя цей формат роботи можна, орендувавши офіс у Tceh office space club.

Система незакріплених робочих місць чудово підходить для фірм, у яких співробітники працюють неповний день, часто перебувають у відрядженнях, на ділових зустрічах або інших виїздах. За звичайної моделі організації офісного простору такі столи пустують, хоча орендар весь цей час за них платить. У цьому разі оренда офісного приміщення великої площі не виправдовує себе, оскільки офіс не використовується на всі 100%. Ось для чого потрібен Hot Desking: з ним вийде оптимізувати кількість робочих місць і скоротити орендовану площу на 30-40%.

При цьому навіть найменший орендований офіс, роботу в якому організовано за моделлю Hot Desking, має бути зручним і оснащуватися необхідною кількістю столів. Щоб зрозуміти, скільки столів потрібно, для початку слід дізнатися, скільки часу кожен співробітник проводить в офісі, і скласти графік відвідування. У середньому на 10 мобільних співробітників потрібно 4 столи. За кількістю столів вдасться визначити приблизну площу для більш вигідної оренди офісного приміщення.

При організації офісу Hot Desking співробітникам зручніше виконувати завдання на персональному робочому ноутбуці. Це дає змогу без проблем перенести пристрій на будь-яке вільне місце. Якщо роботодавець хоче заощадити і на техніці, можна встановити стаціонарні комп'ютери - по одному на кожен стіл. У такому разі перед початком роботи кожному співробітнику потрібно буде вводити особисті пароль і логін.

Безумовно, Hot Desking дає більше переваг компанії, ніж співробітникам, але вони досить швидко звикають до такого формату роботи.
Основні переваги Hot Desking:

• Оптимізація використання офісу. Завдяки тому, що співробітники займають робочі столи по черзі та за певним графіком, офісний простір використовується набагато ефективніше.
• Економія бюджету на оренду офісного приміщення. За рахунок скорочення індивідуальних робочих місць можна орендувати невеликий офіс за вигідною ціною.
• Вибір зручного розташування офісу. Якщо заощадити на площі офісного приміщення, можна витратити ці гроші на вибір вигіднішої локації, наприклад, у центрі Києва, що може бути важливо, якщо доводиться постійно проводити зустрічі з клієнтами або партнерами.
• Взаємодія між співробітниками. Формат роботи Hot Desking сприяє оптимізації робочих відносин між членами різних команд і підрозділів, а також розвитку дружніх стосунків у колективі.
• Підвищення продуктивності. Коли співробітник знає, що у нього є обмежений період часу для роботи за столом, він працює більш продуктивно, швидше виконуючи поставлені завдання.

У цей непростий час багато компаній перейшли на гібридний формат роботи співробітників, за якого немає сенсу платити за оренду офісного приміщення великого розміру. У такому разі доцільніше підібрати офіс меншої площі в Tceh office space club у центрі столиці, попередньо склавши для працівників зручний графік використання столів за моделлю Hot Desking.